Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası

1. Amaç

Bu politikanın amacı, tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla Veri sorumlusu tarafından işlenen kişisel verilerin saklanması silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilme süreçlerine  ilişkin usul ve esasları belirlemektir.

2. Politikanın Kapsamı: 

Bu Politika, NG Hukuk ve Danışmanlık Bürosu’nun Veri Sorumlusu olarak aşağıdaki hususlara ilişkin bilgilendirmesini kapsamaktadır: 

Politikanın hazırlanma amacını ve dayanak mevzuat hükümlerini, Veri Sorumlusu içi uygulama prosedürleri 

Kişisel veri saklama ve imha politikasında yer verilen hukuki ve teknik terimleri ve  tanımlarını

Kişisel verilerin saklanmasını ve imhasını gerektiren hukuki, teknik ya da diğer sebeplere ilişkin açıklamaları,

Saklama ve imha sürelerini gösteren tabloya,

Periyodik imha sürelerine ve  imha yöntemlerine yer verir.

3. Tanımlar

Alıcı grubu: Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisidir.

İlgili kullanıcı: Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişileridir

İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi işlemidir.

Kayıt ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortamı ifade eder.

Elektronik Ortam: Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar.

Elektronik Olmayan Ortam: Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar.

Kişisel veri saklama ve imha politikası: Veri sorumlularının, kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süreyi belirleme işlemi ile silme, yok etme ve anonim hale getirme işlemi için dayanak yaptıkları politikadır.

Periyodik imha: Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemini ifade eder.

Veri kayıt sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini ifade eder.

Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi ifade eder.

Kişisel verilerin silinmesi kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir.

Kişisel verilerin yok edilmesi kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir.

Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi  Kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir. Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu, alıcı veya alıcı grupları tarafından geri döndürme ve verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir.

İlgili Kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi

Açık Rıza: Belirli  bir  konuya  ilişkin,  bilgilendirilmeye  dayanan  ve  özgür  iradeyle  açıklanan rızayı.

4. Kişisel veri saklama ve imha politikası ile düzenlenen kayıt ortamları :

Kağıt ortamlar; Kağıt, Yazılı, basılı, görsel ortamlar

Elektronik ortamlar ; Sunucular (Etki alanı, yedekleme, e-posta), veritabanı, web, dosya paylaşım, vb.), Yazılımlar , Bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı, saldırı tespit ve engelleme, günlük kayıt dosyası, antivirüs vb. ),  Kişisel bilgisayarlar (Masaüstü, dizüstü), Mobil cihazlar (telefon, tablet vb.),  Çıkartılabilir bellekler (USB, Hafıza Kart vb.), Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi

5. Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,

1136 sayılı Avukatlık Kanunu

6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,

5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun,

4982 Sayılı Bilgi Edinme Kanunu,

3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun

 İşyeri Bina ve Eklentilerinde Alınacak Sağlık ve Güvenlik Önlemlerine İlişkin Yönetmelik,

 Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik

 6493  sayılı  Ödeme  ve  Menkul  Kıymet  Mutabakat  Sistemleri,  Ödeme  Hizmetleri  ve  Elektronik  Para Kuruluşları  hakkında  Kanunun

Bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar saklanmaktadır.

6. Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları

Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi

Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi

Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi

Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi

Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini

Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi

İç Denetim/ Soruşturma / İstihbarat Faaliyetlerinin Yürütülmesi

İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi

İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi

Müşteri Memnuniyetine Yönelik Aktivitelerin Yürütülmesi

Risk Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi

Saklama Ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi

Talep / Şikayetlerin Takibi

Taşınır Mal Ve Kaynakların Güvenliğinin Temini

Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini

Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi

Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması Ve Takibi

7. İmhayı Gerektiren Sebepler

Kişisel veriler;  İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,  

İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması, 

 Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,  

Kanunun 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Kurum tarafından kabul edilmesi,  

Kurumun, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; 

Kurula şikâyette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması, 

Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması, durumlarında, Veri Sorumlusu tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

8. Kişisel Verileri Anonim Hale Getirme Teknikleri 

Kişisel verilerin anonimleştirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesini ifade eder. Veri Sorumlusu, hukuka uygun olarak işlenen kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebepler ortadan kalktığında kişisel verileri anonimleştirebilmektedir. 

9. Kişisel Verilerin Saklama ve İmha Süreleri

İmha süreçleri, ilgili kişinin talebi, Kişisel Verileri Koruma Kurulu kararı veya periyodik imha süresinin dolması ile yapılır.

Periyodik İmha: Veri Sorumlusu bünyesinde belirlenen periyodik imha süresi her yılın Aralık ayıdır.

İlgili kişinin talebi üzerine imha: İlgili kişinin talebi üzerine imha, talebin uygun görülmesi halinde gecikmeksizin ve her halükarda talebin tebliğinden itibaren 30 gün içinde yerine getirilir ve aynı süre içinde ilgili kişiye cevap verilir. İlgili kişinin başvuru ve talep süreçleri “ilgili Kişi Başvuru Prosedürü”nde belirtilmiştir.

10. Saklama Ve İmha Sürelerini Gösteren Tablo 

11. Politikanın Güncelleme Periyodu

Politika, ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenir.

12. Yürürlük

Politika, çalışanlara duyurulması ve Veri Sorumlusunu’nun internet sitesinde yayınlanmasının ardından yürürlüğe girmiş kabul edilir. 

Veri sorumlusu Unvan : NG HUKUK VE DANIŞMANLIK BÜROSU 

E-mail Adresi : kvkk@nghukuk.org     

Fiziki Posta adresi : Kızılırmak Mah. Dumlupınar Bulvarı Next Level No:3/A Kat:4 D.No:10 Çankaya/ANKARA